Con la reforma al Acuerdo Ministerial MDT-2023-140 —modificada mediante el Acuerdo MDT-2025-053—, el Ministerio del Trabajo ha implementado el uso obligatorio del código HASH en documentos laborales digitalizados. Esta medida, que ya está vigente, implica nuevos retos y responsabilidades para los empleadores en el país.
¿Qué es el Código HASH?
El código HASH es una secuencia única generada al momento de subir documentos a la plataforma del Ministerio de Trabajo. Su función principal es certificar que un documento ha sido oficialmente registrado, aprobado o reportado. Es, en esencia, una “huella digital” que garantiza la autenticidad y trazabilidad del documento.
¿Por qué es importante?
Esta medida busca mejorar el control sobre las obligaciones patronales y prevenir fraudes o inconsistencias en los documentos laborales. Además, permite al Ministerio verificar la autenticidad de los archivos en procesos de auditoría o inspección.
Principales cambios para los empleadores:
- Registro de nuevos trabajadores: Debe realizarse dentro del primer mes desde el ingreso del colaborador.
- Finiquitos digitales obligatorios: Es indispensable elaborar el acta en PDF, adjuntar el comprobante de pago y subir ambos documentos a la plataforma. El proceso se completa con la emisión del código HASH.
- Plazos estrictos: El acta de finiquito debe cargarse en un máximo de 15 días. Si el trabajador no cobra o rechaza la liquidación, hay 15 días adicionales para consignarla en línea.
- Conservación documental: El empleador debe conservar los documentos originales cargados en la plataforma. El Ministerio no los archivará.
- Entrega al trabajador: Todos los documentos derivados de la relación laboral deben ser entregados al trabajador o extrabajador, en original o copia certificada.
¿Cómo debe prepararse tu empresa?
- Actualiza tu sistema de archivo digital.
- Capacita a tu personal de RR.HH. en el uso del código HASH.
- Consulta con expertos legales para evitar errores que podrían derivar en sanciones.
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